Lettera formale in inglese: come scrivere una email o lettera formale in inglese?

Ognuno di noi prima o poi si trova a dover scrivere una lettera formale o una mail per rivolgersi a un docente, a un datore di lavoro, a qualcuno che non conosciamo. Che si tratti dell’utilizzo dell’inglese per lavoro o di quello settoriale, non sempre sappiamo come è più opportuno rivolgerci, quale tono di voce utilizzare, quali sono le espressioni adeguate. E soprattutto, quando dobbiamo farlo in una lingua che non è la nostra ci sembra ancora più complicato, eppure ci capita molto spesso di dover scrivere lettere formali in inglese e basta seguire poche e semplici indicazioni per riuscire a scrivere in modo chiaro e adeguato alla situazione.

Perchè si scrive una lettera formale in inglese?

Per essere chiari dobbiamo sapere che linguaggio utilizzare, quali formule usare e quanto dobbiamo essere formali. E ricordarci sempre la buona norma della brevità: non servono pagine di spiegazioni o frasi complesse per impressionare il vostro interlocutore. Chiunque vi leggerà sarà felice di leggere le vostre lettere inglesi commerciali semplici e chiare, che gli permetta di capire subito il succo del discorso.

Lettera inglese formale per aziende

Qualunque sia il tuo ruolo in azienda, ti sarai trovato a dover interloquire con un cliente straniero. Ecco, spesso la lettera formale in inglese per le aziende è spesso utilizzata per tutte quelle comunicazioni formali come l’invio di un preventivo oppure una presentazione aziendale.

Come iniziare una lettera formale in inglese

Partiamo dall’inizio, come ci rivolgiamo al nostro destinatario, quali sono le formule di apertura che possiamo usare? Si tratta di formule indipendenti dal contenuto, da scegliere in base al tipo di interlocutore a cui dobbiamo rivolgerci e al rapporto che abbiamo. Perciò la prima domanda da porsi è: come voglio rivolgermi? Quanto conosco il mio interlocutore? Si tratta di un amico, di un datore di lavoro, di una realtà istituzionale?

Quali sono le formule di apertura più usate di una lettera formale e email in inglese?

Vediamo insieme le formule più adottate:

• To whom it may concern – quando ci rivolgiamo ad un gruppo di persone sconosciute o quando non conosciamo direttamente il nome del destinatario. E’ un modo generico ma formale per indirizzare il contenuto a chi di competenza.
• Dear Sir/Dear Madame – quando non conosciamo il cognome del nostro destinatario
• Dear Mr Xx/ Dear Mrs XX – quando conosciamo il cognome del nostro destinatario e vogliamo essere formali
• Hello XX – quando vogliamo essere meno formali e quindi ci rivolgiamo per nome

Come far capire l’obiettivo della tua lettera formale inglese?

Ci sono poi delle formule utili per spiegare il motivo della nostra lettera, introducendo quindi l’argomento, ad esempio:

• I’m writing to inform you that…
• I’m writing to confirm…
• I’m writing you for the following reason…
• I’m writing regarding you…

Se invece la nostra lettera è una risposta ad un primo contatto o ad comunicazione ricevuta in precedenza, saranno altre le formule a venire in nostro aiuto:

• Thank you for contacting us…
• In reply to your request…

Ricorda sempre che la lingua inglese è più semplice della nostra, per cui dai spazio a frasi più corte e definite. Cerca di essere essenziale, evitando espressioni di circostanza che servono solo ad allungare il testo senza aggiungere un contenuto.

Come terminare una lettera formale in inglese

La conclusione della lettera formale in inglese è una delle parti più importanti, perché  probabilmente è quella che il lettore ricorderà meglio. Deve essere collegata al contesto e soprattutto all’obiettivo della nostra comunicazione. Stiamo ringraziando? Stiamo ponendo una domanda o facendo una richiesta? Stiamo comunicando la nostra disponibilità o interesse, ad esempio per un lavoro? Essere efficaci in questa parte del testo è fondamentale!

Quali sono le formule di conclusione di una lettera formale e email in inglese?

Ecco qui alcune delle formule più comuni: 

• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
• Please do not hesitate to contact me
• I would appreciate your reply at your earliest convenience
• I look forward to hearing from you
• Thanking you in advance
• Please reply as soon as possible because

E infine, se la nostra comunicazione comprende un allegato possiamo usare la formula giusta per porlo all’attenzione del nostro destinatario:

• Please find enclosed/ attached. 

Come si posizionano sul testo?

Come si finisce una lettera formale in inglese? Da ultimo chiuderemo la nostra mail con i saluti, usando le formule di congedo.

• Tra i saluti di una lettera formale inglese troviamo Sincerely o Your sincerely. Kind/Best regards è invece una formula un po’ meno formale ma pur sempre professionale.
• All the best è una soluzione a metà strada.

Tra gli esempi di una lettera commerciale o formale inglese di seguito un immagine che potrai prendere in considerazione, che comprende i blocchi di testo e le espressioni che abbiamo condiviso.

Esempi di una lettera formale

Lo schema definitivo della lettera formale o email in inglese